Privacyverklaring AHOVOKS

Versie 2.0 – 29/03/2021 

 

AHOVOKS respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van: 

Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties & Studietoelagen (AHOVOKS) 

Consciencegebouw - Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel 

 

  1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens? 

In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar AHOVOKS. AHOVOKS is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens  verwerken als  dat noodzakelijk  is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. 

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van AHOVOKS door te mailen naar dpo.ahovoks@vlaanderen.be . In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen. 

  1. Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens? 

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt. 

Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen. 

  1. Welke gegevens verwerken we over u? 

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon. 

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Zo kunnen we (uitzonderlijk) bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken (bv. een foto ter identificatie,…). Wanneer dit het geval is wordt steeds aan de voorwaarden van art. 9 AVG voldaan, dit impliceert bijvoorbeeld de vereiste van een uitdrukkelijke toestemming of een zwaarwegend algemeen belang (bv. in het kader van fraudebestrijding). 

Het merendeel van de gegevens die we verwerken hebben we nodig om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de dienst. Bij elke categorie van persoonsgegevens vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen. 

Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens per dienst die wordt verleend 

 

 

  1. Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens? 

We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving. Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we machtigingen verkregen en protocollen afgesloten om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. Op http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/informatieveiligheid vindt u een overzicht van de gevallen waarin wij gegevens kunnen opvragen bij andere overheidsdiensten. 

  1. Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens? 

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt. Het gaat in het bijzonder om de diensten zoals opgenomen in het oprichtingsdecreet van AHOVOKS. Verwijzingen naar de specifieke regelgeving werden hierboven opgenomen onder de rubriek ‘Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens per dienst die wordt verleend’. 

  1. Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens? 

We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van (zwaarwegend) algemeen belang die zijn opgenomen in het oprichtingsdecreet van AHOVOKS. Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in het (zwaarwegend) algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven. Wanneer dit het geval is heeft u extra rechten (zie punt 10: ‘Wat zijn uw rechten?’).  

In sommige gevallen is de verwerking noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De volgende regelgeving legt de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op: 

Het is mogelijk dat we gegevens verwerken wanneer de verwerking noodzakelijk is met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. 

De verwerking van gegevens in uitvoering van niet-publiekrechtelijke taken is mogelijk als u daarvoor expliciet toestemming verleent, als die verwerking voortvloeit uit een contract dat u gesloten hebt of als wij er een gerechtvaardigd belang voor hebben. We vermelden dan uitdrukkelijk op basis waarvan we die gegevens verwerken en welke rechten u heeft (zie ook punt 10: ‘Wat zijn uw rechten?’). 

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens? 

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode hangt af van de betreffende dienstverlening. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn. 

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens. 

  1. Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen? 

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. 

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. 

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging of protocol beschikken. Een overzicht van de gevallen waarin andere overheidsdiensten bij ons persoonsgegevens kunnen opvragen, vindt u op http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/informatieveiligheid. 

  1. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie? 

Ingevolge de AVG mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen die eenzelfde passend beschermingsniveau waarborgen. AHOVOKS garandeert dat geen overdracht naar derde landen voor gegevensverwerking of - opslag plaatsheeft zonder dat de nodige maatregelen werden genomen om te voldoen aan de beschermingsvereisten uit de AVG. Wanneer we gebruikmaken van een cloudserviceprovider nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving. 

Op een verzoek tot doorgifte of het verstrekken van persoonsgegevens aan een land buiten de Europese Unie, gebaseerd op een rechterlijke uitspraak of een besluit van een administratieve autoriteit, zullen we enkel ingaan indien die rechterlijke uitspraak of dat besluit is gebaseerd op een internationale overeenkomst, zoals een verdrag inzake wederzijdse rechtsbijstand tussen het verzoekende derde land en de Unie of een lidstaat (onverminderd de andere gronden voor doorgiften aan een derde land vastgesteld in de AVG). 

  1. Wat zijn uw rechten? 

U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens. 

  • Recht van bezwaar: Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het (zwaarwegend) algemeen belang of het gerechtvaardigde belang kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het (zwaarwegend) algemeen belang of gerechtvaardigde belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen. Dit recht van bezwaar heeft enkel opschortende werking indien de belangen van de betrokkene (rekening houdend met zijn specifieke situatie) op het eerste zicht en uitdrukkelijk zwaarder wegen dan de dwingende belangen van de verwerkingsverantwoordelijke.   

  • Het recht op inzage in uw persoonsgegevens; 

  • Het recht op verbetering van uw persoonsgegevens; 

  • Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens; 

  • Het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking. 

 

Verzoeken tot uitoefening van uw rechten kunt u richten tot de functionaris voor gegevensbescherming (FG) via dpo.ahovoks@vlaanderen.be . We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft. 

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen      met      onze     functionaris      voor             gegevensbescherming   (FG) dpo.ahovoks@vlaanderen.be. 

 

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC): 

 

Koning Albert II Laan 15 

Brussel 1210 

België 

+32 (0)2 553 20 85

contact@toezichtcommissie.be 

 

 

  1. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd? 

AHOVOKS zorgt ervoor dat contracten met leveranciers worden afgesloten waarbij de leverancier gedwongen wordt om zich te houden aan de regels van de AVG in de vorm van een verwerkersovereenkomst. AHOVOKS zorgt ervoor dat personeel een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekent bij in diensttreding. 

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treffen we passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. AHOVOKS treft in overeenstemming met het door het Stuurorgaan Vlaams Informatie en ICT-Beleid goedgekeurde informatieclassificatiemodel minimale technische en organisatorische maatregelen. 

  1. Algemene informatie 

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.